Η λειτουργικότητα του συστήματος θα πρέπει να συνίσταται στην ακριβή (accurate), αξιόπιστη (reliable), αποδοτική/γρήγορη (efficient) και φιλική προς το χρήστη (user-friendly) εισαγωγή, ενημέρωση, ανάλυση και παρακολούθηση των τιμών.

Εισαγωγή και ενημέρωση τιμών

Η εισαγωγή και ενήμερωση των τιμών θα μπορεί να γίνεται με τρείς τρόπους: κινητά/ασύρματα, διαδικτυακά και τηλεφωνικά.

Κινητή Ασύρματη επικοινωνία (Mobile/wireless communication)

Η εισαγωγή τιμών μπορεί να πραγματοποιείται επί τόπου όταν γίνονται οι αντίστοιχες τιμοληψίες από τους υπαλλήλους της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου. Η λειτουργικότητα αυτή εκμεταλλεύεται τις νέες δυνατότητες που προσφέρει η διάδοση των δικτύων κινητής τηλεφωνίας (αλλά και άλλων ασύρματων υποδομών) για ταχεία, έγκυρη, ασφαλή και οικονομική επικοινωνία δεδομένων.

Η ασύρματη τιμοληψία προϋποθέτει την προμήθεια κατάλληλων ατομικών ασύρματων συσκευών επικοινωνίας για τα στελέχη της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου που διενεργούν τιμοληψίες. Οι συσκευές μπορεί να είναι Personal Digital Assistants (PDAs) με εξειδικευμένη ή γενική λειτουργικότητα. Οι συσκευές αυτές θα πρέπει να διαθέτουν κατάλληλη διεπαφή για τη διενέργεια των τιμοληψιών και κατάλληλη εφαρμογή επικοινωνίας με τον αντίστοιχο εξυπηρετητή στις κεντρικές υπηρεσίες της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου για τη μετάδοση των δεδομένων.

Οι υπάλληλοι που διενεργούν τις τιμοληψίες θα χρησιμοποιούν τις τοπικές εφαρμογές του PDA τους για την καταγραφή των τιμών (ενώ θα ενημερώνονται αυτόματα όλα τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά όπως χρόνος, κωδικός υπαλλήλου κ.ά.). Στη συνέχεια, η εφαρμογή επικοινωνίας θα αναλαμβάνει την αποστολή των τιμών μέσω κατάλληλης τεχνολογίας (π.χ. Enhanced Short Messaging Service over GSM για απλές τιμές ή GPRS και μελλοντικά UMTS για πιο σύνθετες αμφίδρομες επικοινωνίες). Όπου δεν απαιτείται άμεση ενημέρωση των βάσεων δεδομένων, μπορεί (για εξοικονόμηση κόστους) να χρησιμοποιηθεί και απλή τηλεφωνική (PSTN) κλήση μέσω dial-up γραμμής.

Τα πλεονεκτήματα του ασύρματου τρόπου επικοινωνίας περιλαμβάνουν άμεση και έγκυρη ενημέρωση του κεντρικού συστήματος με ελάχιστο κόστος επικοινωνίας. Επίσης, η προμήθεια και χρήση των PDAs θα δώσει τη δυνατότητα για μελλοντική επαύξηση των δυνατοτήτων του συστήματος και με επιπρόσθετες εφαρμογές και υπηρεσίες με μηδενικό επιπλέον κόστος.

Διαδικτυακή επικοινωνία (internet)

 
Το διαδίκτυο προσφέρει ένα σημαντικό κανάλι επικοινωνίας για τους χρήστες του συστήματος, οι οποίοι μπορούν να χωριστούν σε τρείς κατηγορίες: καταναλωτές, υπάλληλοι τιμοληψίας ΓΓΔΕ και διοικητικό προσωπικό.

(α) Καταναλωτές: οι καταναλωτές θα μπορούν να βλέπουν τις ημερήσιες και εβδομαδιαίες τιμές ανά προϊόν, κατηγορία και περιοχή και συγκριτικά στοιχεία. Επίσης, θα μπορούσαν να βλέπουν και παλιότερες τιμές προϊόντων ανά εβδομάδα ή μήνα και να έχουν πρόσβαση σε κάποια απλά στατιστικά και αναφορές (όπως για παράδειγμα μικρότερες τιμές προϊόντων, ή διαφορά με την προηγούμενη εβδομάδα για συγκεκριμένο προϊόν.) Τέλος, το περιεχόμενο της ιστοσελίδας θα πρέπει να περιέχει επεξηγήσεις και ενημερωτικά στοιχεία.

(β) Υπάλληλοι τιμοληψίας: οι υπάλληλοι τιμοληψίας της ΓΓΔΕ θα μπορούν να δουν τα ίδια στοιχεία με τους καταναλωτές και επιπροσθέτως - αφού δώσουν το username και password τους - θα μπορούν να εισάγουν και αλλάξουν τιμές προϊόντων για συγκεκριμένη ημερομηνία και περιοχή (ή μόνο για την περιοχή/ες στην οποία υπάγονται). Ο τρόπος εισαγωγής τιμών θα πρέπει να είναι απλός, γρήγορος, φιλικός προς το χρήστη, με πολλαπλούς ελέγχους (π.χ. έλεγχος απόκλισης με την προηγούμενη τιμή του ίδιου προϊόντος) και επιβεβαιώσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσε ο/η υπάλληλος να επιλέξει ημερομηνία και περιοχή (με drop-down lists) και κατόπιν να φαίνονται σε μία σελίδα όλα τα προς συμπλήρωση πεδία. Επίσης, θα μπορούσαν να φαίνονται οι προηγούμενες εισαχθέντες τιμές (δηλ. της προηγούμενης μέτρησης) για επιβεβαίωση.

(γ) Διοικητικό προσωπικό: το διοικητικό προσωπικό θα μπορεί να εκτελεί τις ίδιες λειτουργίες με τους υπαλλήλους τιμοληψίας, αλλά ιδιαίτερο βάρος θα πρέπει να δωθεί στην αναλυτική επεξεργασία των δεδομένων (όπως αυτή περιγράφεται παρακάτω στην 4.2.) Θα πρέπει να υπάρχουν αρκετά αντιπροσωπευτικά προκαθορισμένα παραμετροποιημένα reports μέσω των οποίων το διοικητικό προσωπικό θα επεξεργάζεται τα δεδομένα.  Για παράδειγμα, θα μπορούσε να υπάρχει μία φόρμα η οποία να ζητεί κωδικό προϊόντος ή κατηγορίας και χρονικό διάστημα (π.χ. 12/3-18/3) και να συγκρίνει γραφικά το μέσο όρο της τιμής του προϊόντος ή κατηγορίας κατά τη διάρκεια του χρονικού διαστήματος τα τελευταία 3 χρόνια (π.χ. 12/3/2000-18/3/2000 ως προς 12/3/2001-12/3/2001 ως προς 12/3/2002-18/3/2002).

Η μορφή κάθε σελίδας, οι στατιστικές αναφορές, οι πολυδιάστατες αναλύσεις, καθώς και το τελικό περιεχόμενο της ιστοσελίδας θα καθοριστούν μετά από τη συλλογή και ανάλυση των απαιτήσεων χρηστών. Η σχεδίαση θα πρέπει να γίνει με τέτοιο τρόπο ώστε η προσθήκη επιπλέον στατιστικών αναφορών στο web site να είναι εύκολη και γρήγορη.

Τηλεφωνική επικοινωνία (IVR)

Η εισαγωγή τιμών θα πρέπει να μπορεί να πραγματοποιείται και μέσω οποιασδήποτε ψηφιακής τηλεφωνικής συσκευής μέσω ενός συστήματος IVR[2]. Ο υπάλληλος θα καλεί έναν ειδικό αριθμό του υπουργείου ο οποίος θα χρησιμοποιείται για αυτόν το σκοπό. Ο κάθε υπάλληλος τιμοληψιών θα έχει έναν κωδικό πρόσβασης που θα πληκτρολογεί στην αρχή του τηλεφωνήματος για ταυτοποίηση. Επίσης το σύστημα για ταυτοποίηση μπορεί να ελέγχει τον αριθμό του καλούντος. Ένας τυπικός διάλογος του συστήματος-υπαλλήλου μπορεί να είναι:

Σύστημα: Καλώς ήλθατε στο αυτόματο σύστημα τιμοληψιών του ΥΠΑΝ. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης.

Υπάλληλ: è 18374

Σύστημα: [Έλεγχος κωδικού]...ΟΚ. Παρακαλώ πληκτρολογήστε τον  κωδικό της περιοχής.

Υπάλληλ: è 128

Σύστημα: [Έλεγχος κωδικού]...ΟΚ. Περιοχή Αμαρουσίου (για επιβεβαίωση). Πατήστε 1 για σημερινές τιμές, ή 2 για άλλη ημερομηνία.

Υπάλληλ: è 1

Σύστημα: Ημερομηνία, 12 Ιανουαρίου 2003. Παρακαλώ πληκτρολογήστε τον κωδικό του προϊόντος.

Υπάλληλ: è 1834

Σύστημα: [Έλεγχος κωδικού]...ΟΚ. Προϊόν Α, κατηγορία Β. Παρακαλώ πληκτρολογήστε την τιμή του προϊόντος.

Υπάλληλ: è 1210

Σύστημα: Πληκτρολογήσατε 12 ευρώ και 10 λεπτά. Ένα λεπτό...  [Έλεγχος προηγούμενης τιμής για το προϊόν 1834]...ΟΚ. Βλέπω ότι η διαφορά τιμής με την προηγούμενη τιμή είναι μεγαλύτερη από 5%. Πατήστε 1 για επιβεβαίωση της τιμής, 2 για να επανεισάγετε την τιμή.

Υπάλληλ: è 1

Σύστημα: Η τιμή επιβεβαιώθηκε. Είμαι έτοιμος/η να εισάγω για το προϊόν Α κατηγορίας Β τιμή 12 ευρώ και 10 λεπτα στην περιοχή Αμαρουσίου. Πατήστε 1 για να προχωρήσω, 2 για να πάτε στο προηγούμενο βήμα.

Υπάλληλ: è 1

Σύστημα: [Εισαγωγή στη Β.Δ.] ...ΟΚ. Η εισαγωγή πραγματοποιήθηκε. Πατήστε 1 για να εισάγετε άλλη τιμή, 2 για έξοδο από το σύστημα.

... κ.ο.κ. ...

Οι διάλογοι θα πρέπει να είναι απλοί, φιλικοί και εύχρηστοι, χωρίς να κουράζουν (η προτεινόμενη φωνή είναι νεανική, γρήγορη και καθαρή.) Θα πρέπει να υπάρχει επιβεβαίωση της επιλογής του χρήστη σε κάθε σημείο (π.χ. αναφορά στο όνομα του προϊόντος αφού εισαχθεί ο κωδικός του, αναφορά στο όνομα της περιοχής αφού εισαχθεί ο κωδικός της κ.ο.κ.) Θα πρέπει να αποφεύγεται η πληκτρολόγηση στοιχείων, όταν το σύστημα μπορεί να τα συμπεραίνει από το περιβάλλον (π.χ. η σημερινή ημερομηνία όπως παραπάνω, ή η περιοχή αν ο υπάλληλος έχει στην ευθύνη του μόνο μια περιοχή τιμοληψιών.)

Θα πρέπει να υπάρχουν «shortcut» πλήκτρα που να αντιστοιχούν σε μία σύνηθη λειτουργία και με το ίδιο νόημα σε κάθε στιγμή (για παράδειγμα το πλήκτρο «#» μπορεί να χρησιμοποιείται οπουδήποτε για να «επιστρέψει» το χρήστη στο προηγούμενο βήμα του διαλόγου και το πλήκτρο «*» για να αρχίσει τη διαδικασία εισαγωγής τιμής από την αρχή.) Θα πρέπει να υπάρχουν έλεγχοι για ενδεχόμενο μη-ύπαρξης (π.χ. «δεν υπάρχει τέτοιος κωδικός προϊόντος») και ύπαρξης (π.χ. «έχετε ήδη εισάγει σημερινή τιμή για το προϊόν αυτό, 12 ευρώ και 33 λεπτά, θέλετε να εγγράψω την καινούργια;»). Θα πρέπει να γίνεται κάθε προσπάθεια ώστε να ελεγθεί η ορθότητα της εισαγόμενης τιμής (π.χ. συμβουλευόμενο το σύστημα παλιότερες τιμές.)

Reporting και επεξεργασία πολύπλοκων ερωτημάτων

 

Το κομμάτι αυτό του συστήματος είναι κατά τη γνώμη μας από τους κυριότερους λόγους δημιουργίας αυτής της εφαρμογής και αφορά: (α) τη στατιστική ανάλυση των τιμών και την παραγωγή αναφορών (reporting), (β) την πολυδιάστατη επεξεργασία των δεδομένων (multi-dimensional analysis), (γ) τη διατύπωση ad hoc (της στιγμής) αναλυτικών ερωτημάτων (online analytical processing – OLAP), (δ) τον ορισμό μηχανισμών συνεχούς παρακολούθησης (alerting), και τέλος, ίσως σε μία δεύτερη φάση, (ε) τη δυνατότητα εξόρυξης δεδομένων (data mining). Παραθέτουμε καποιες τυπικές κατηγορίες αναφορών και παραδείγματα που θα πρέπει να υπάρχουν στο προς υλοποίηση σύστημα.

Ομαδοποιήσεις (Groupings, roll-up, drill-down, slicing & dicing)

 
Τα δεδομένα θα πρέπει να μπορούν να ομαδοποιηθούν ώς προς μία ή περισσότερες διαστάσεις (χαρακτηριστικά) και να υπολογίζεται για κάθε ομάδα κάποια/ες στατιστικές συναρτήσεις επί των τιμών. Παραδείγματα: 

• Για κάθε μήνα του 2002 τύπωσε το μέσο όρο, διάμεσο, κορυφή και τυπική απόκλιση των τιμών για την κατηγορία Χ.
• Για κάθε κατηγορία και κάθε μήνα του 2002, τύπωσε τη μικρότερη, τη μέση και τη μεγαλύτερη τιμή.
• Για κάθε περιοχή, μήνα του 2002 και κατηγορία υπολόγισε το μέσο όρο τιμών, το ίδιο για κάθε περιοχή και μήνα του 2002 και τέλος μόνο για κάθε περιοχή (roll-up)

Συσχετίσεις (Correlations)

Τα δεδομένα θα πρέπει να μπορούν πρώτα να ομαδοποιηθούν και κατόπιν να συγκριθούν παρόμοιες ομαδοποιήσεις. Παραδείγματα:

• Για κάθε κατηγορία, σύγκρινε το μέσο όρο τιμών του Ιουνίου 2001 και του Ιουνίου 2002 (ή οποιουδήποτε διαστήματος θελήσει ο χρήστης, π.χ. Πάσχα.)
• Για κάθε μήνα του 2002, υπολόγισε το λόγο της μέσης τιμής της κατηγορίας Χ στην περιοχή Α ως προς τη μέση τιμή της κατηγορίας Χ στην περιοχή Β.
• Για κάθε περιοχή, σύγκρινε το μέσο όρο τιμών ως προς το μέσο όρο τιμών όλων των υπόλοιπων περιοχών.

Τάσεις (Trends)

Τα δεδομένα θα πρέπει να απεικονιστούν σε ένα «κυλιόμενο» διάστημα τιμών, συνήθως χρονικό. Παραδείγματα: 

• Για κάθε μήνα του 2002, δείξε μου το μέσο όρο τιμών της κατηγορίας Χ τον προηγούμενο μήνα και τον επόμενο μήνα.
• Για κάθε μήνα μέχρι σήμερα, δείξε μου τη διακύμανση της μέγιστης τιμής του προϊόντος Α ως προς τους προηγούμενους μήνες. 

Ιεραρχικές ομαδοποιήσεις (Hierarchies)

Τα δεδομένα ομαδοποιούνται ως προς κάποια «φυσική» ιεραρχία (π.χ. μήνας-έτος, προϊόν-κατηγορία) και συγκρίνονται στατιστικά. Παραδείγματα: 

• Για κάθε μήνα του 2002, δείξε μου για την κατηγορία Χ τη μεγαλύτερη τιμή ως ποσοστό της μεγαλύτερης ετήσιας της τιμής.
• Για κάθε προϊόν και για κάθε μήνα του 2002, δείξε το μέσο όρο τιμής του προϊόντος ως ποσοστό του μέσου όρου της κατηγορίας που ανήκει.

Alerting

Κανόνες παρακολούθησης μίας συνθήκης, οι οποίοι ελέγχονται και ενημερώνονται αυτόματα κατά τη διαγραφή ή εισαγωγή νέων τιμών στο σύστημα. Παράδειγμα:

• Όταν η τιμή ενός προϊόντος ξεπεράσει το 110% του μέσου όρου της τιμής που είχε κατά τη διάρκεια του προηγούμενου μήνα, τότε στείλε ένα μήνυμα στον χειριστή του συστήματος για αυτό το προϊόν.

Εξόρυξη δεδομένων - Data Mining

Η λειτουργικότητα αυτή μπορεί να ενσωματωθεί σε αργότερη φάση επέκτασης του συστήματος. Η αυτόματη «ανακάλυψη» κανόνων συσχέτισης (association rules) κατηγοριοποίησης (classification) και συγκεντρωποίησης (clustering) δεδομένων θεωρείται ένα αυτόνομο υποσύστημα. 

• Τα προϊόντα Χ, Υ και Ζ παρουσιάζουν τις μεγαλύτερες τιμές στην περιοχή Α.
• Όταν οι τιμές της κατηγορίας Χ αυξάνονται στην περιοχή Α, παρουσιάζεται μία παρόμοια αύξηση στην περιοχή Β μετά από t ημέρες.

Γενικότερα, θα πρέπει το σύστημα να επιτρέπει στους προγραμματιστές τον εύκολο, γρήγορο και απλό ορισμό (expression) αναφορών αναλυτικής επεξεργασίας (απλές ή πολύπλοκες, προ-ορισμένες ή ad hoc), οι οποίες θα πρέπει να υπολογίζονται (evaluation) αποτελεσματικά από τη βάση δεδομένων.

Η διάχυση των πληροφοριών θα γίνεται είτε τοπικά χρησιμοποιώντας το user-interface του συστήματος, είτε μέσω του διαδιακτύου με προ-ορισμένες αναφορές. Συνήθως αυτές οι αναφορές υπολογίζονται από την προηγούμενη ημέρα (όταν το σύστημα είναι lightly loaded, π.χ. βράδυ) και είναι έτοιμες την επόμενη, αλλά μπορεί το σύστημα να τις ανανεώνει - αν αυτό δεν είναι ιδιαίτερα ακριβό – σε real time χρόνο (view maintenance).