Σκοπός της λειτουργίας του Γραφείου Δημοσιότητας είναι ο σχεδιασμός και η εφαρμογή ενός συνεκτικού και ολοκληρωμένου επικοινωνιακού συστήματος.

Περιεχόμενα

Αποστολή του Γραφείου Δημοσιότητας

Αρμοδιότητες και καθήκοντα του Γραφείου Δημοσιότητες

Στρατηγική για την Κοινωνία της Πληροφορίας

Έρευνες

Στελέχωση του Γραφείου της Δημοσιότητας

Διαδικασίες

Παραγόμενα έγγραφα

Αποστολή του Γραφείου Δημοσιότητας

Στόχος είναι η ποιότητα και η μεγιστοποίηση του επικοινωνιακού αποτελέσματος της Πληροφόρησης και Δημοσιότητας, του Ε.Π. "ΚτΠ" και της ψηφιακής στρατηγικής, σύμφωνα με τους εφαρμοστικούς κανόνες για τα μέτρα που αφορούν τη δημοσιότητα των παρεμβάσεων που συγχρηματοδοτούνται από τα διαρθρωτικά ταμεία. Το Γραφείο Δημοσιότητας έχει ως αποστολή:

• Την επεξεργασία του επικοινωνιακού πλάνου του Ε.Π. "ΚτΠ", σύμφωνα με το Επικοινωνιακό Σχέδιο Δράσης του Συμπληρώματος Προγραμματισμού.
• Την παροχή των αναγκαίων στοιχείων στην Ειδική Γραμματεία της ΚτΠ, στον Προϊστάμενο και στα στελέχη της ΕΥΔ για τον σχεδιασμό και την εφαρμογή των δράσεων της Π & Δ.
• Την υποστήριξη των Τελικών Δικαιούχων στην υλοποίηση των δράσεων δημοσιότητας των έργων και της τήρησης του ΕΚ 1159/2000.
• Την πρόταση του αναλυτικού σχεδιασμού, προγραμματισμού και οργάνωσης του περιεχομένου και των επικοινωνιακών εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν κατά την υλοποίηση, καθώς και του συντονισμού της εφαρμογής των δράσεων της δημοσιότητας σε επίπεδο Ε.Π. και έργων.
• Την παρακολούθηση και αξιολόγηση της εφαρμογής των μέτρων Πληροφόρησης και Δημοσιότητας (Π&Δ), σύμφωνα με τον ΕΚ 1159/00.

Αρμοδιότητες και καθήκοντα του Γραφείου Δημοσιότητες

Το Γραφείο Δημοσιότητας έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες, όπως αναλύονται και εξειδικεύονται στα συγκεκριμένα καθήκοντα:

• Σχεδιασμός και Προγραμματισμός των δράσεων Πληροφόρησης και Δημοσιότητας (Π & Δ) του Ε.Π. "ΚτΠ".
  • Εισηγείται την εξειδίκευση και τις απαιτούμενες τροποποιήσεις του Επικοινωνιακού Σχεδίου Δράσης (ΕΣΔ), του Ε.Π. "ΚτΠ", το οποίο ενσωματώνεται στο Συμπλήρωμα Προγραμματισμού.
  • Εισηγείται τις απαιτούμενες τροποποιήσεις του ΤΔΕ/Υ του έργου της δημοσιότητας (Τεχνική Βοήθεια, Άξονας 5 Ε.Π. "ΚτΠ".
  • Εισηγείται προτάσεις για τη διαμόρφωση και την επικαιροποίηση του συνολικού επικοινωνιακού πλάνου του Ε.Π. "ΚτΠ" σύμφωνα με την εξέλιξη του Ε.Π. "ΚτΠ" και τις ανάγκες που προκύπτουν για την κάλυψη των επικοινωνιακών στόχων Α και Β, με βάση το ΕΣΔ.
  • Εισηγείται κατάλληλα «πακέτα» επικοινωνιακών ενεργειών, για την ανάδειξη του Ε.Π. και της ψηφιακής στρατηγικής, τον τρόπο και τα μέσα αποτελεσματικής εφαρμογής τους
• Συντονισμός με την ΚΔΑ
  • Συνεργάζεται με την ΚΔΑ για την οργάνωση και την παρακολούθηση του σχεδίου Π&Δ του Ε.Π. "ΚτΠ" και την ενσωμάτωση των κατευθύνσεων, μέσω του δικτύου των υπευθύνων της Δημοσιότητας, σύμφωνα με την παρ. 3.1.3 του ΕΚ 1159/00.
  • Αποστέλλει σην ΚΔΑ τον εξειδικευμένο και τεκμηριωμένο ετήσιο προγραμματισμό των ενεργειών Π & Δ, καθώς και τον ενδεικτικό προγραμματισμό έως το 2008, με εκτίμηση του κόστους βάσει των ετησίων προγραμμάτων της Τεχνικής Βοήθειας.
  • Αποστέλλει στην ΚΔΑ τον εξαμηνιαίο απολογισμό των ενεργειών δημοσιότητας.
• Εφαρμογή των δράσεων δημοσιότητας για την κάλυψη των επικοινωνιακών στόχων Α (Τελικοί Δικαιούχοι και ωφελούμενοι), και Β (κοινή γνώμη, ευρύ κοινό), σύμφωνα με τον ΕΚ 1159/2000.
  • Έχει την ευθύνη της οργάνωσης και του συντονισμού της υλοποίησης καθώς και της παρακολούθησης των ενεργειών Π&Δ σε επίπεδο Ε.Π. "ΚτΠ", που χρηματοδοτούνται από την Τεχνική Βοήθεια (εθνική και συγχρηματοδοτούμενη).
  • Έχει την ευθύνη του συντονισμού της υλοποίησης των δράσεων ενημέρωσης και πληροφόρησης για τις δυνατότητες που προσφέρει το Ε.Π. "ΚτΠ" στους δυνητικούς τελικούς δικαιούχους και ωφελούμενους του Ε.Π.
  • Έχει την ευθύνη της υλοποίησης δράσεων ενημέρωσης των οικονομικών –κοινωνικών εταίρων, επαγγελματικών οργανώσεων, κα, για τις δυνατότητες που προσφέρει το Ε.Π.
  • Έχει την ευθύνη της υλοποίησης των δράσεων ενημέρωσης και πληροφόρησης της κοινής γνώμης για τα αναμενόμενα ή /και ισχύοντα αποτελέσματα του Ε.Π.
  • Έχει την ευθύνη της ενημέρωσης των τελικών δικαιούχων για την υποχρέωση τήρησης και τον τρόπο – μέσα εφαρμογής των κανόνων/ υποχρεώσεων που αφορούν τη δημοσιότητα.
  • Έχει την ευθύνη της επίβλεψης των αναδόχων των δράσεων δημοσιότητας.
  • Συνεργάζεται και υποστηρίζεται από τον Σύμβουλο Δημοσιότητας του Ε.Π. "ΚτΠ".
  • Έχει την εποπτεία της τήρησης των κανόνων δημοσιότητας από τους ΤΔ και την ΕΥΔ.
  • Έχει την ευθύνη της καταγραφής των δράσεων Π&Δ της ΕΥΔ και των τελικών δικαιούχων καθώς και της συγκέντρωση των αποδεικτικών στοιχείων της εφαρμογής.
  • Έχει την ευθύνη της ενημέρωσης της ΕπΠα για την πρόοδο των μέτρων Π&Δ και την τήρηση των κανόνων.
  • Έχει την ευθύνη της ενημέρωσης της Ε.Ε. για την πρόοδο των μέτρων Π&Δ και την τήρηση των κανόνων.
  • Έχει την ευθύνη της υποστήριξης του Γραφείου Πληροφόρησης.
  • Έχει την ευθύνη παραγωγής και έγκρισης περιεχομένου για το Portal για συγκεκριμένες θεματικές περιοχές.
• Τέλος, εφαρμόζει τις διαδικασίες δημοσιότητας όπως έχουν καθορισθεί σε συνεργασία με τον υπεύθυνο ποιότητας της ΕΥΔ Ε.Π. "ΚτΠ".

Στρατηγική για την Κοινωνία της Πληροφορίας

• Υποστηρίζει την Ειδική Γραμματέα και τον Προϊστάμενο της ΕΥΔ στην οργάνωση και παρακολούθηση των μέτρων Π&Δ.
• Προτείνει τους πόρους, τον τρόπο και τα μέσα υλοποίησης.

 

Έρευνες

Προτείνει / επιβλέπει έρευνες που αφορούν:

• Στην ανάλυση των επικοινωνιακών αναγκών.
• Στον προσδιορισμό /εξειδίκευση των επικοινωνιακών στόχων.
• Στην αναγνωρισιμότητα του Ε.Π.
• Στην διεισδυτικότητα των μηνυμάτων.
• Σην αξιολόγηση των δράσεων Π&Δ.
• Τέλος, αξιοποιεί και ενσωματώνει τα αποτελέσματα των ερευνών στον σχεδιασμό και στην υλοποίηση των δράσεων Π&Δ.

 

Στελέχωση του Γραφείου της Δημοσιότητας

• Ορίζεται Υπεύθυνος του Γραφείου Δημοσιότητας, ο οποίος έχει και την ευθύνη του συντονισμού των δραστηριοτήτων του δικτύου των υπευθύνων δημοσιότητας.
• Τοποθετούνται στελέχη από άλλες Μονάδες με συγκεκριμένα καθήκοντα.
• Το Γραφείο Δημοσιότητας υποστηρίζεται από εξωτερικούς συνεργάτες.

 

Διαδικασίες

• Το Γραφείο Δημοσιότητας εισηγείται στον Προϊστάμενο της ΕΥΔ, ο οποίος επικυρώνει τις προτεινόμενες διαδικασίες και ενέργειες Π&Δ.
• Συνεργάζεται με την Μονάδα Α για την διαμόρφωση του ΕΣΔ καθώς και την σύνταξη της Ετήσιας έκθεσης για την εφαρμογή των μέτρων Π&Δ.
• Συνεργάζεται με την Μονάδα Δ για την εκτέλεση των δράσεων Π&Δ.
• Συνεργάζεται με την Μονάδα Β για τον συντονισμό της υλοποίησης δράσεων δημοσιότητας σε επίπεδο Ε.Π. και έργων, την ενημέρωση των ΤΔ για τις δυνατότητες συμμετοχής στο Ε.Π. "ΚτΠ" και το πλαίσιο υλοποίησης δράσεων Π&Δ για τη διασφάλιση της τήρησης των κανόνων δημοσιότητας.

 

Παραγόμενα έγγραφα

• Ετήσιο και ενδεικτικό -2008, επικοινωνιακό πλάνο Π&Δ, το οποίο περιλαμβάνει: ενέργειες Π&Δ, τεκμηρίωση αναγκών, τρόπος υλοποίησης, χρονοδιάγραμμα, ενδεικτική κατανομή του προϋπολογισμού ανά κατηγορία ενεργειών και πηγή χρηματοδότησης.
• Εξαμηνιαίος αναλυτικός απολογισμός προόδου φυσικού και οικονομικού αντικειμένου δράσεων Π&Δ.
• Επικοινωνιακό Σχέδιο Δράσης του ΣΠ.
• Τεχνικό Δελτίο Έργου Δημοσιότητας.
• Τριμηνιαία Δελτία Παρακολούθησης του έργου της δημοσιότητας.
• Εισηγήσεις και προτάσεις για υλοποίηση ενεργειών Π & Δ
• Αναφορές προόδου/ προτάσεις.
• Ενημερωτικά σημειώματα.
• Ετήσια έκθεση για την εφαρμογή των μέτρων Π & Δ.
• Παρουσιάσεις για τις δράσεις δημοσιότητας.
• Οδηγοί/ εργαλείαγια ΕΥΔ /ΤΔ.
• Οδηγίες/ κατευθύνσεις προς ΕΥΔ /ΤΔ.
• Αναφορές /εισηγήσεις για την πρόοδο των εργασιών των αναδόχων των υποέργων.
• Καταγραφή στοιχείων εφαρμογής ενεργειών Π & Δ ΕΥΔ/ ΤΔ.